Od 15 marca 2018 r. roczne
sprawozdania finansowe oraz inne dokumenty o których mowa w art. 69 ustawy o
rachunkowości powinny być składane do Krajowego Rejestru Sądowego wyłącznie w
formie elektronicznej. Obowiązek ten wynika ze znowelizowanej ustawy o Krajowym
Rejestrze Sądowym uchwalonej przez Sejm w dniu 26 stycznia 2018 r.
W odniesieniu do sprawozdań
finansowych za 2017 rok ustawa nowelizująca przewiduje okres przejściowy od 15
marca do 30 września 2018 r. Zgodnie z wyjaśnieniami udzielonymi przez
Ministerstwo Sprawiedliwości w tym okresie przejściowym przedsiębiorca będzie
zobowiązany do sporządzenia sprawozdania finansowego w sposób tradycyjny, następnie
skan takiego sprawozdania powinien przesłać do sądu rejestrowego za
pośrednictwem nowoutworzonego systemu teleinformatycznego.
Warto zaznaczyć, że przesyłane do
rejestru sądowego elektroniczne kopie dokumentów powinny zostać opatrzone
podpisem kwalifikowanym lub podpisem potwierdzonym profilem zaufanym ePUAP
przez co najmniej jedną osobę uprawnioną do reprezentacji przedsiębiorcy.
Nowoutworzony system
teleinformatyczny umożliwi też bezpłatne zgłoszenie sprawozdań finansowych
bezpośrednio do repozytorium dokumentów finansowych (RDF).
Od 1 października 2018 r. zmienią
się zasady tworzenia sprawozdań finansowych, gdyż od tego dnia powinny być
sporządzane wyłącznie w formie elektronicznej. Stanowi to istotną różnicę w stosunku
do regulacji obowiązujących w tzw. okresie przejściowym.
Wskazać należy, że dane ze
sprawozdań finansowych wysyłanych drogą elektroniczną będą trafiały do
Centralnego Rejestru Danych Podatkowych prowadzonego przez Szefa Krajowej
Administracji Skarbowej. Skutkiem takiego rozwiązania jest zwolnienie
przedsiębiorców wpisanych do Krajowego Rejestru Sądowego z obowiązku składania
sprawozdań finansowych równolegle w dwóch miejscach (urząd skarbowy oraz sąd
rejestrowy).
Natomiast podmioty, które nie figurują
w KRS będą wysyłały swoje roczne sprawozdania finansowe elektronicznie w formie
JPK, do szefa Krajowej Administracji Skarbowej.
Elektronizacja procesu
sporządzania oraz przesyłania sprawozdań finansowych wprowadzi też istotne
zmiany w zakresie badania tych sprawozdań przez biegłych rewidentów. Przede
wszystkim oznacza to obowiązek przygotowania sprawozdań z badania w formie
elektronicznej oraz opatrzenia ich kwalifikowanym podpisem. Jednakże dotyczyć
to będzie wyłącznie usług wykonywanych na rzecz podmiotów wpisanych do
KRS.