Od 15 marca 2018 r. roczne sprawozdania finansowe oraz inne dokumenty o których mowa w art. 69 ustawy o rachunkowości powinny być składane do Krajowego Rejestru Sądowego wyłącznie w formie elektronicznej. Obowiązek ten wynika ze znowelizowanej ustawy o Krajowym Rejestrze Sądowym uchwalonej przez Sejm w dniu 26 stycznia 2018 r.
W odniesieniu do sprawozdań finansowych za 2017 rok ustawa nowelizująca przewiduje okres przejściowy od 15 marca do 30 września 2018 r. Zgodnie z wyjaśnieniami udzielonymi przez Ministerstwo Sprawiedliwości w tym okresie przejściowym przedsiębiorca będzie zobowiązany do sporządzenia sprawozdania finansowego w sposób tradycyjny, następnie skan takiego sprawozdania powinien przesłać do sądu rejestrowego za pośrednictwem nowoutworzonego systemu teleinformatycznego.
Warto zaznaczyć, że przesyłane do rejestru sądowego elektroniczne kopie dokumentów powinny zostać opatrzone podpisem kwalifikowanym lub podpisem potwierdzonym profilem zaufanym ePUAP przez co najmniej jedną osobę uprawnioną do reprezentacji przedsiębiorcy.
Nowoutworzony system teleinformatyczny umożliwi też bezpłatne zgłoszenie sprawozdań finansowych bezpośrednio do repozytorium dokumentów finansowych (RDF).
Od 1 października 2018 r. zmienią się zasady tworzenia sprawozdań finansowych, gdyż od tego dnia powinny być sporządzane wyłącznie w formie elektronicznej. Stanowi to istotną różnicę w stosunku do regulacji obowiązujących w tzw. okresie przejściowym.
Wskazać należy, że dane ze sprawozdań finansowych wysyłanych drogą elektroniczną będą trafiały do Centralnego Rejestru Danych Podatkowych prowadzonego przez Szefa Krajowej Administracji Skarbowej. Skutkiem takiego rozwiązania jest zwolnienie przedsiębiorców wpisanych do Krajowego Rejestru Sądowego z obowiązku składania sprawozdań finansowych równolegle w dwóch miejscach (urząd skarbowy oraz sąd rejestrowy).
Natomiast podmioty, które nie figurują w KRS będą wysyłały swoje roczne sprawozdania finansowe elektronicznie w formie JPK, do szefa Krajowej Administracji Skarbowej.
Elektronizacja procesu sporządzania oraz przesyłania sprawozdań finansowych wprowadzi też istotne zmiany w zakresie badania tych sprawozdań przez biegłych rewidentów. Przede wszystkim oznacza to obowiązek przygotowania sprawozdań z badania w formie elektronicznej oraz opatrzenia ich kwalifikowanym podpisem. Jednakże dotyczyć to będzie wyłącznie usług wykonywanych na rzecz podmiotów wpisanych do KRS.